Yolculuk sepetle değil cari hesapla başlar
Bir bayinin birden fazla açık faturası, hesabında kredisi, limiti veya müzakere edilmiş ödeme koşulları olabilir ve hangi yükümlülüğü kapatacağını seçmesi gerekebilir. Ödeme deneyimi yöntem göstermeden önce bu ticari durumu anlamalıdır.
Kısmi ve bölünmüş ödeme normal B2B davranışıdır
B2B tahsilatta bakiyenin bir kısmını ödeme, birden fazla faturayı birlikte kapatma, tek ödemeyi farklı yükümlülüklere dağıtma veya taksit kullanma sık görülür. Bunlar istisna değil temel hesap davranışlarıdır ve finans ekibinin sonradan manuel olarak düzelteceği geçici çözümler olmamalıdır.
Ödeme yetkisi organizasyon yapısına bağlı olabilir
Ödemeyi başlatan kişi yüksek tutarı onaylamaya yetkili olmayabilir. Bayi portalı bu nedenle ödeme doğrulamasının yanında kullanıcı rolünü, hesap yetkilerini, tutar limitlerini ve gerektiğinde ikinci onay adımlarını da desteklemelidir.
Mutabakat cari hesap döngüsünü kapatmalı
Başarılı ödeme doğru faturaları ve cari bakiyeyi güncellemeli, açık kanıt üretmeli ve mutabakat kayıtlarına geri izlenebilmelidir. Fatura eşleştirmesi manuel kalırsa para gelmiş olsa bile müşteriye dönük portal eski bakiyeyi göstermeye devam edebilir.
Finansal yükümlülükleri ödeme denemelerinden ayrı modelleyin
Bayi hesabı açık faturaları, kredileri, vadesi geçmiş kalemleri, ihtilaflı tutarları ve ödeme koşullarını içerebilir. Bu yükümlülükler ödeme denemesi olsun veya olmasın vardır. Yükümlülük durumunu ödeme yürütmeden ayırmak portalın doğru cari görünümü sunmasını ve finansın başarılı ödemenin hangi borcu kapatacağını anlamasını sağlar.
Model birden çoğa ve çoktan bire ilişkiyi desteklemelidir: tek ödeme birden fazla faturayı kapatabilir, bir fatura birden fazla kısmi ödeme alabilir, kredi ise ödeme olmadan yükümlülüğü azaltabilir. Sipariş veya fatura kimliğini doğrudan ödeme kimliği olarak kullanmak bu ilişkileri doğru temsil edemez.
Fatura eşleştirme kurallarını açık hale getirin
Sistem bayinin hangi faturaları kapatacağını seçip seçmediğini, işletmenin en eski vade önce kuralını kullanıp kullanmadığını, kısmi ödemeye izin verilip verilmediğini ve kredilerin nasıl kullanılacağını bilmelidir. Eşleştirme politikası hem müşteri deneyimini hem muhasebeyi etkiler; para geldikten sonra manuel olarak yeniden kurulacak bilgi olmamalıdır.
Finans daha sonra bir düzeltme yapsa bile müşterinin başlangıçtaki eşleştirme niyetini kanıt olarak koruyun. Böylece cari bakiyenin neden değiştiği ve müşterinin niyetiyle iç düzeltme arasındaki fark açıklanabilir.
Onay sürecini yalnız kullanıcı değil organizasyon etrafında tasarlayın
B2B kullanıcı bir hesap ve tüzel kişi adına hareket eder. Yetki; bayi şubesi, rol, tutar eşiği, ödeme yöntemi veya ikinci onay gereksinimine bağlı olabilir. Kimlik doğrulama kullanıcının kim olduğunu kanıtlar; yetkilendirme ise bu kullanıcının bu hesap adına bu finansal aksiyonu yapıp yapamayacağını belirler.
Onay akışı, ödeme niyetini onay beklerken korumalıdır; son ödeyen kişi işlemi baştan kurmak zorunda kalmamalıdır. Denetim kanıtı başlatan kişiyi, onaylayanı, uygulanan politikayı ve işlem sonucunu birbirine bağlamalıdır.
Self-servis deneyimi finans operasyonlarına bağlayın
Portal ancak başarılı aksiyon finansın kullandığı sistemleri de güncelliyorsa gerçek operasyonel kaldıraç yaratır. Ödeme durumu, fatura eşleştirmesi, bakiye, makbuz, mutabakat referansı ve istisna ERP'ye veya ilgili hesabın ana kayıt sistemine dönmelidir. Aksi halde portal destek işini azaltırken mutabakat işini büyütebilir.
Self-servis başarısını portal ziyaretiyle değil tamamlanan finansal sonuçla ölçün. Uygun bakiyenin manuel destek olmadan ödenme oranı, vade tarihinden tahsilata geçen süre, eşleştirme istisnaları ve ödeme yolculuğu başına destek teması daha anlamlı ölçümlerdir.
Bayi ödemesini cari hesap ve finansal yükümlülükler etrafında modelle.
Kısmi ve çoklu fatura ödemesini temel akış olarak kabul et.
Organizasyon içi onay ile ödeme doğrulamasını birbirinden ayır.
Ödemeden fatura eşleştirmesine ve cari bakiyeye kadar döngüyü kapat.